Consultoria de crescimento para clínicas odontológicas

Você domina o tratamento. O negócio ainda depende de você para tudo.

Na odontologia, o paciente raramente chega pronto para fechar. Ele chega com uma dúvida, passa por uma avaliação, recebe um plano de tratamento e vai "pensar". Boa parte do crescimento de uma clínica se decide nesse intervalo.

É aí que muitas clínicas travam. A agenda oscila de um mês para o outro. O orçamento é entregue e ninguém acompanha. A recepção responde preço pelo WhatsApp e não conduz para a avaliação. E, quando a indicação diminui, não há outro caminho pronto.

Tudo está dependendo de você: das decisões ao fechamento do orçamento. E poucos números são acompanhados de verdade.

Não é falta de competência. É ausência de um sistema feito para o seu mercado.

Como o VIA trabalha com Odontologia

Estratégia

Começamos por onde a clínica está: quais tratamentos sustentam o faturamento, quais têm melhor margem, onde a agenda tem capacidade ociosa e que tipo de paciente você quer atender mais. A partir disso, definimos prioridades, metas e os indicadores que a clínica vai acompanhar. Posicionamento aqui é do negócio: pelo que a clínica quer ser conhecida, não o que vai no próximo post.

Processos

Desenhamos a jornada do paciente do primeiro contato ao retorno: como a recepção atende, como agenda a avaliação, o que acontece depois que o orçamento é entregue, quando o paciente é chamado para manutenção. Cada etapa ganha um responsável. As imersões da VIA preparam a equipe para executar essa rotina, com IA aplicada onde fizer sentido.

Tecnologia

Quando a rotina do consultório depende de planilha, papel ou da memória de alguém, criamos sistemas sob medida para sustentar o processo: controle de orçamentos e tratamentos em andamento, painéis com os indicadores definidos na estratégia e as rotinas da equipe. A ferramenta segue o seu processo, e não o contrário.

Atendimento: VIA Flow e Vivian

O VIA Flow sustenta esses processos. Centraliza WhatsApp e Instagram, filtra contatos, acompanha cada conversa e cada negociação em um funil, e permite campanhas de reativação da base. Automações e IA entram como opção, e os relatórios de atendimento mostram como a equipe está respondendo. A integração com agenda ou outros sistemas é avaliada caso a caso. A Vivian, atendente virtual com IA do VIA Flow, responde com as informações do consultório, agenda e registra oportunidades, e você decide quando ela entra na conversa.

Vendas

Na clínica, venda é conduzir bem a avaliação e o plano de tratamento. Organizamos esse processo: como apresentar o orçamento, como registrar o que ficou em aberto, quem acompanha e quando. Também estruturamos a reativação de pacientes que não voltaram e os indicadores de conversão de avaliação em tratamento.

Marketing e posicionamento

Com a clínica pronta para atender e vender, o marketing atrai os pacientes certos para ela. Definimos pelo que a clínica quer ser lembrada e para quem, e o conteúdo passa a responder às dúvidas que você já ouve na cadeira: quando procurar avaliação, como funciona um tratamento, o que influencia o resultado. A publicidade paga entra com objetivo e região definidos, ligada às prioridades da estratégia. Tudo dentro das regras do CFO.

E a publicidade?

Ela segue o Código de Ética Odontológica, a Resolução CFO-196/2019 e a Resolução CFO-271/2025. O essencial:

• Toda divulgação traz nome, número de inscrição no CRO e, em clínica, nome e inscrição do responsável técnico (Código, art. 43).
• Preço, serviço gratuito e forma de pagamento não entram no anúncio (Código, art. 44, I).
• Selfie com paciente e imagens de diagnóstico e de conclusão do tratamento exigem TCLE; procedimento em andamento não pode ser mostrado (Resolução CFO-196/2019, arts. 1º a 3º).
• Brinde, premiação e sorteio de serviços são infração ética (Código, art. 20, VIII, com redação da Resolução CFO-271/2025).

Fontes: Código de Ética Odontológica, Resolução CFO-196/2019 e Resolução CFO-271/2025.

Perguntas frequentes

Muitos pacientes recebem o orçamento e não voltam. Por onde começar?

Pelo registro. Sem saber quais orçamentos estão em aberto, com quem e desde quando, não há acompanhamento possível. Depois definimos quem faz o contato, em que momentos e com qual abordagem, sem pressão sobre o paciente.

A VIA é uma agência de marketing?

Não. A VIA é uma empresa de crescimento para negócios da saúde. Trabalhamos estratégia, processos, tecnologia e vendas como base, e marketing e posicionamento para atrair as pessoas certas. O marketing faz parte do sistema; só não é o centro dele.

Preciso trocar o sistema que uso na clínica?

Não necessariamente. O VIA Flow organiza atendimento e negociação; a integração com agenda ou outros sistemas é avaliada quando fizer sentido.

Minha equipe é pequena. Isso funciona para mim?

O processo é desenhado para o tamanho da clínica. Em equipes pequenas, a prioridade costuma ser tirar do dentista tarefas que a recepção pode assumir com um roteiro claro.

Posso divulgar preço de tratamento para atrair pacientes?

Não. O Código de Ética Odontológica veda anúncio com preços, gratuidade ou forma de pagamento. O valor é tratado na conversa individual, depois da avaliação.

A VIA garante aumento de faturamento?

Não prometemos resultado. Entregamos método: diagnóstico, plano, indicadores definidos e acompanhamento para ajustar com base nos dados.