Gestão e crescimento para clínicas multiprofissionais

A clínica cresceu. A gestão ficou do tamanho do consultório.

Quando a clínica ganha mais salas, mais profissionais e mais especialidades, a gestão raramente acompanha. Cada profissional tem seu jeito de atender. A recepção responde vários números e perfis ao mesmo tempo. Uma agenda lota enquanto outra fica vazia.

E os números ficam espalhados. Ninguém sabe ao certo quantos contatos chegaram no mês, quantos agendaram, quantos compareceram, quantos orçamentos estão em aberto.

Tudo está dependendo de você. Das decisões sobre prioridade às respostas que a recepção não sabe dar.

Não é falta de competência. É ausência de um sistema feito para o seu mercado.

Como o VIA trabalha com Clínicas

Estratégia

Olhamos a clínica como negócio: ocupação de salas e agendas, mix de especialidades e serviços, convênio e particular, precificação e margem. Definimos onde está o espaço de crescimento, o que priorizar primeiro e quais metas e indicadores a gestão vai acompanhar. Posicionamento aqui é o da clínica como marca, com o papel de cada especialidade.

Processos

Desenhamos uma jornada do paciente única para a clínica, do primeiro contato ao retorno, com o direcionamento para a especialidade certa. Definimos papéis: quem atende, quem agenda, quem acompanha orçamento, quem cuida do pós-atendimento. As imersões da VIA treinam gestores, recepção e profissionais nessa rotina, incluindo o uso de IA.

Tecnologia

Com várias especialidades e profissionais, cada setor costuma ter a sua planilha. Criamos sistemas sob medida que dão à gestão uma visão única da clínica: rotinas por setor, acompanhamento do que foi indicado entre especialidades e painéis com os indicadores definidos na estratégia. A ferramenta segue o seu processo, e não o contrário.

Atendimento: VIA Flow e Vivian

O VIA Flow centraliza WhatsApp e Instagram de toda a clínica, filtra e direciona contatos e acompanha cada conversa e negociação em um funil. Campanhas de reativação trabalham a base, automações e IA entram como opção, e os relatórios de atendimento dão à gestão visibilidade do que acontece na recepção. Integração com agenda ou outros sistemas é avaliada quando fizer sentido. A Vivian, atendente virtual com IA do VIA Flow, responde com as informações da clínica, agenda e registra oportunidades, e você decide quando ela entra na conversa.

Vendas

Organizamos o processo comercial da clínica: condução da avaliação, apresentação de orçamento, acompanhamento do que não fechou, reativação da base e indicadores de conversão por etapa. O processo deixa de depender do talento individual de quem está na recepção.

Marketing e posicionamento

Com a clínica pronta para atender e vender, o marketing atrai pacientes para as especialidades em que há espaço na agenda. Definimos o posicionamento da marca da clínica e o papel de cada profissional na comunicação, com um padrão de conteúdo que a equipe consegue manter. A publicidade é distribuída conforme as prioridades da estratégia, e cada peça respeita as regras do conselho de quem aparece nela, com aprovação do responsável técnico.

E a publicidade?

Em clínica, cada profissional segue o seu conselho e a clínica tem obrigações próprias. O essencial:

• Clínica médica: responde pela divulgação o Diretor Técnico-Médico, cujo nome e CRM constam das peças, com o registro do estabelecimento (Resolução CFM nº 2.336/2023, arts. 3º e 5º).
• Clínica odontológica: a divulgação traz nome e inscrição da pessoa jurídica e do responsável técnico (Código de Ética Odontológica, art. 43).
• Clínica odontológica que anuncia especialidade precisa ter profissional inscrito nela (Código, art. 43, §2º).
• Na odontologia, pela publicidade irregular respondem solidariamente proprietários, responsável técnico e profissionais envolvidos (Código, art. 45).

Fontes: Resolução CFM nº 2.336/2023 e Código de Ética Odontológica.

Perguntas frequentes

Por onde começa o trabalho?

Pelo diagnóstico: como a clínica atende hoje, quais números existem e onde estão os gargalos. A partir dele, definimos prioridades e um plano.

A VIA é uma agência de marketing?

Não. A VIA é uma empresa de crescimento para negócios da saúde. Trabalhamos estratégia, processos, tecnologia e vendas como base, e marketing e posicionamento para atrair as pessoas certas. O marketing faz parte do sistema; só não é o centro dele.

Cada profissional tem seu jeito. Dá para padronizar?

O atendimento da clínica, sim: primeiro contato, agendamento, acompanhamento de orçamento e retorno. A conduta clínica continua com cada profissional.

O VIA Flow substitui a recepção?

Não. Ele organiza o trabalho da recepção: centraliza canais, filtra contatos e mostra cada conversa e negociação. Automações e IA entram onde fazem sentido.

Como fica a publicidade com médicos e dentistas na mesma clínica?

Cada peça respeita a norma de quem aparece nela. As regras de preço, imagem e identificação são diferentes entre CFM e CFO.

A VIA garante crescimento da clínica?

Não prometemos resultado. Entregamos diagnóstico, plano, indicadores definidos com a gestão e acompanhamento.