CRM

#Introdução

O CRM é o quadro onde a sua equipe acompanha cada oportunidade de venda, da primeira conversa até o fechamento. Cada quadro é um funil, dividido em etapas (as colunas), e cada oportunidade é um negócio (o cartão), que você arrasta de uma etapa para a outra.

Os negócios podem ter valor, temperatura, responsável, tarefas, notas e produtos do catálogo da clínica. Um negócio criado a partir de uma conversa fica ligado a ela, então dá para ir do Inbox para o CRM e voltar com um clique.

#Abrir o CRM

1. No menu lateral, clique em CRM.
2. No topo da tela, clique na aba do funil que deseja ver. O funil escolhido aparece logo abaixo, com uma coluna para cada etapa. Quadro do CRM com abas de funis e colunas de etapas

Em cada coluna você vê o nome da etapa, a quantidade de negócios e, quando há negócios com valor, a soma dos valores daquela etapa.

Em cada cartão aparecem o título do negócio, o nome do cliente (quando ligado), o valor, a temperatura e alguns sinais:

• Um ícone de balão de conversa indica que o negócio tem uma conversa do Inbox ligada.
• Uma bolinha com a inicial mostra quem é o responsável.
• Um alerta vermelho com um número indica tarefas atrasadas. Sem atraso, aparece a quantidade de tarefas pendentes.

#Criar o primeiro funil

Quando o CRM acaba de ser ligado, ainda não há funil nenhum e a tela mostra "Nenhum funil criado ainda".

1. Clique em Criar primeiro funil.
2. No campo Nome do funil, digite o nome (ex.: Vendas, Pós-venda, Avaliação).
3. Em Etapas, revise as etapas sugeridas (Novo lead, Em contato, Proposta, Fechado). Você pode renomear cada uma, remover pela lixeira ou clicar em Adicionar etapa. Janela Novo funil com nome e lista de etapas
4. Clique em Criar funil. O quadro novo já abre na tela.

#Criar outro funil

1. No topo do CRM, clique em Novo funil.
2. Preencha o Nome do funil e as Etapas, como no tópico anterior.
3. Clique em Criar funil. Uma aba nova aparece no topo e já fica aberta.

#Gerenciar as etapas de um funil

1. Abra a aba do funil que deseja ajustar.
2. Clique em Gerenciar funil.
3. Para renomear o funil, edite o campo Nome do funil e clique fora do campo (ou tecle Enter).
4. Para renomear uma etapa, clique no nome dela, edite e tecle Enter.
5. Para mudar a ordem, use as setas para cima e para baixo ao lado de cada etapa.
6. Para mudar a cor, clique em uma das bolinhas coloridas da etapa.
7. Para criar uma etapa, digite o nome em Nome da nova etapa, escolha a cor e clique em Adicionar. Janela Gerenciar funil com a lista de etapas
8. Ao terminar, clique em Concluir.

As alterações são salvas na hora; a janela mostra "salvo" a cada mudança.

#Criar um negócio (Novo Deal)

1. No topo do CRM, clique em Novo Deal. Se preferir já escolher a coluna, clique em Novo deal no rodapé da etapa desejada.
2. Preencha o Título (obrigatório), por exemplo "Avaliação de Sofia Andrade".
3. Em Etapa, confira em qual coluna o negócio vai entrar.
4. Em Temperatura, escolha Quente, Morno ou Frio.
5. Se já souber, informe o Valor estimado (R$). É opcional. Janela Novo Deal com título, etapa, temperatura e valor
6. Clique em Criar deal.

#Mover um negócio entre etapas

1. Clique no cartão do negócio, segure e arraste até a coluna da nova etapa.
2. Solte o cartão. Ele passa a aparecer no topo da nova coluna.

Você também pode trocar a etapa pelo painel do negócio: abra o cartão, escolha a nova Etapa e clique em Salvar alterações.

#Editar os detalhes de um negócio

1. Clique no cartão do negócio. O painel do negócio abre à direita. Painel do negócio aberto à direita do quadro
2. Ajuste o que precisar:
   • Título, Etapa e Temperatura.
   • Valor estimado (R$): digitado à mão enquanto não houver produtos lançados.
   • Forma de pagamento: Pix, Cartão de crédito, Cartão de débito, Dinheiro, Boleto, Transferência ou Outro, e ao lado em quantas vezes.
   • Notas: observações livres sobre o negócio.
   • Responsável: escolha um membro da equipe ou deixe Sem responsável.
3. Clique em Salvar alterações.

#Lançar produtos do catálogo no negócio

1. Abra o cartão do negócio.
2. Na seção Produtos, escolha o item em Escolher produto….
3. Ajuste a quantidade no campo ao lado (o padrão é 1).
4. Clique no botão + para lançar. Seção Produtos do painel do negócio com produto lançado

Com pelo menos um produto lançado, o campo de valor passa a se chamar Valor (soma dos produtos) e é calculado sozinho. Para voltar a digitar o valor à mão, tire todos os produtos (passe o mouse sobre o item e clique na lixeira).

#Adicionar tarefas a um negócio

1. Abra o cartão do negócio.
2. Na seção Tarefas, escreva em O que precisa ser feito?.
3. Se quiser, escolha um prazo no campo de data ao lado.
4. Clique no botão + (ou tecle Enter).
5. Para concluir, marque a caixinha ao lado da tarefa. Para excluir, passe o mouse sobre ela e clique na lixeira.

Tarefas com prazo vencido aparecem em vermelho no painel e geram o alerta vermelho no cartão do quadro.

#Marcar um negócio como ganho ou perdido

1. Abra o cartão do negócio.
2. No rodapé do painel, clique em Marcar como Ganho ou Marcar como Perdido.

O painel passa a mostrar a etiqueta Ganho ou Perdido ao lado do título. Para desfazer, clique em Reabrir deal.

#Cadastrar produtos no catálogo

O catálogo guarda o que a clínica vende, com preço, para ser reaproveitado em todos os negócios.

1. No topo do CRM, clique em Catálogo.
2. Digite o nome do produto ou procedimento (ex.: Consulta, Limpeza de pele) e o preço no campo R$ 0,00.
3. Clique no botão + para adicionar. Janela Catálogo de produtos com campo de cadastro e lista
4. Para alterar nome ou preço, clique no lápis do item, edite e confirme no ícone de visto.
5. Clique em Fechar ao terminar.

#Configurar follow-up automático por etapa

Você pode fazer o sistema agendar uma mensagem para o cliente sempre que um negócio entrar em determinada etapa.

1. Abra o funil e clique em Gerenciar funil.
2. Role até Follow-up automático.
3. Se ainda não houver texto cadastrado, clique em Criar o primeiro texto (ou Novo texto), dê um nome, escreva a mensagem e clique em Salvar texto. Os botões abaixo do campo inserem as variáveis {{cliente}}, {{negocio}}, {{atendente}}, {{valor}} e {{etapa}}.
4. Em Novo follow-up, escolha a etapa em Quando entrar na etapa….
5. Escolha o texto em Mandar este texto….
6. Em depois de, informe quantos minutos esperar.
7. Clique em Criar. Seção Follow-up automático dentro de Gerenciar funil

Cada follow-up pode ser pausado em desligar (e religado em ligar) ou removido pela lixeira.

#Criar um negócio a partir de uma conversa

1. No menu lateral, clique em Inbox e abra a conversa do cliente.
2. No cabeçalho da conversa, clique em Negócio. Botão Negócio no cabeçalho da conversa

O negócio é criado com o nome do contato como título, já ligado ao cliente e à conversa, na primeira etapa do funil de vendas da clínica.

#Ir da conversa para o negócio (e voltar)

1. Com a conversa aberta no Inbox, veja a pastilha do negócio no cabeçalho: ela mostra a etapa atual (ou Ganho/Perdido) e o valor.
2. Clique na pastilha. O CRM abre no funil certo, com o painel daquele negócio aberto. Pastilha do negócio no cabeçalho da conversa mostrando etapa e valor
3. Para voltar, clique em Abrir conversa no painel do negócio.

#Perguntas frequentes

#O menu CRM não aparece para mim. O que faço?

O CRM é um módulo que precisa estar ligado no workspace. Quando ele está desligado, o item some do menu para todo mundo daquela clínica. Fale com a equipe VIA para ligar.

#Por que não vejo os botões Catálogo, Novo funil e Gerenciar funil?

Esses botões aparecem só para quem é Proprietário ou Administrador do workspace. Atendentes podem criar e mover negócios, editar o painel e lançar produtos, mas não alteram funis nem o catálogo.

#O botão Negócio não aparece na conversa. Por quê?

O botão só aparece quando o CRM está ligado no workspace. Se a conversa já tem um negócio, no lugar do botão aparece a pastilha com a etapa e o valor.

#Posso digitar o valor do negócio mesmo tendo produtos lançados?

Não. Com produtos lançados, o valor é sempre a soma deles, para o quadro e a lista de produtos não mostrarem números diferentes. Tire todos os produtos para voltar a digitar.

#Arrastei o cartão para a etapa errada. A mensagem de follow-up já saiu?

Não sai na hora: ela espera o tempo configurado no follow-up. Abra a conversa do cliente, veja as mensagens programadas e cancele a mensagem antes do horário de envio. Depois arraste o cartão de volta.