SDR Virtual

#Introdução

O SDR Virtual é o módulo da Vivian, a atendente virtual com inteligência artificial do VIA Flow. Quando está ligada, a Vivian responde às conversas automaticamente, usando as informações que a sua clínica cadastrou, e pode agendar reuniões e registrar oportunidades.

A tela tem quatro abas: Base de Conhecimento (o que a Vivian sabe sobre o seu negócio), Reuniões (o que foi agendado), Pipeline (as oportunidades do SDR) e Cérebro (liga, desliga e ajusta a Vivian).

#Abrir o SDR Virtual

1. No menu lateral, clique em SDR Virtual.
2. No topo da tela, clique na aba desejada: Base de Conhecimento, Reuniões, Pipeline ou Cérebro. Tela SDR Virtual com as quatro abas no topo

#Cadastrar informações na Base de Conhecimento

A Base de Conhecimento é o que a Vivian consulta para responder: serviços, preços, horários, diferenciais, perguntas comuns. Organize por categoria, que pode ser um produto, um serviço ou um tema.

1. Na aba Base de Conhecimento, clique em Nova entrada.
2. Em Categoria, digite o tema (ex.: Preços, Atendimento, Limpeza de pele) ou clique numa categoria que já existe.
3. Em Título, dê um nome curto (ex.: Preços e planos).
4. Em Conteúdo, escreva as informações que a Vivian deve conhecer.
5. Deixe marcado Ativa (incluída no contexto da Vivian). Janela Nova entrada com Categoria, Título, Conteúdo e a caixa Ativa
6. Clique em Salvar.

#Editar, desativar ou remover uma entrada

1. Na aba Base de Conhecimento, use os filtros de categoria no topo (ex.: Todos, Preços) para achar a entrada.
2. Na linha da entrada, use os botões à direita:
   • o botão de liga/desliga para Ativar ou Desativar (a entrada desativada fica esmaecida e deixa de ser usada pela Vivian);
   • o lápis para editar;
   • a lixeira para remover. Lista de entradas com os botões de ativar, editar e remover

#Ligar ou desligar a Vivian

1. Clique na aba Cérebro.
2. No cartão Vivian ativa, clique no botão de liga/desliga. Cartão Vivian ativa com o botão de liga/desliga na aba Cérebro

Ligada, o cartão mostra "Respondendo automaticamente às conversas". Desligada, mostra "Pausada — atendimento apenas humano".

#Ajustar o tamanho das mensagens da Vivian

1. Na aba Cérebro, vá até Volume de Texto.
2. Clique numa das opções:
   • Conciso: 1-2 frases, direto ao ponto.
   • Normal: 2-3 linhas (padrão recomendado).
   • Detalhado: até 5 linhas, mais explicativo.

A escolha é salva na hora.

#Escolher as habilidades da Vivian

1. Na aba Cérebro, vá até Habilidades.
2. Ligue ou desligue cada habilidade pelo botão à direita do cartão:
   • Qualificação de leads: identifica nome e telefone e cadastra o lead.
   • Agendamento automático: marca reuniões e cria o registro no calendário.
   • Base de conhecimento: responde com as informações cadastradas no módulo. Grade de habilidades da Vivian com os botões de liga/desliga

#Acompanhar as reuniões agendadas

1. Clique na aba Reuniões.
2. Use as setas ao lado do nome do mês para navegar entre os meses.
3. Em cada reunião você vê o nome do lead, o telefone, a categoria, o dia e o horário, as observações e a situação (Pendente, Confirmada, Realizada ou Cancelada).
4. Para atualizar a situação, clique em Confirmar, Realizada ou Cancelar. Lista de reuniões do mês com os botões Confirmar, Realizada e Cancelar

#Usar o Pipeline do SDR

O Pipeline do SDR é um quadro próprio do módulo, com as colunas fixas Novos Leads, Qualificação, Apresentação, Negociação, Fechado / Ganho e Fechado / Perdido. Os cartões criados pela Vivian trazem a marca criado pela Vivian.

1. Clique na aba Pipeline.
2. Para criar uma oportunidade, clique em Adicionar deal no rodapé da coluna desejada.
3. Preencha Título, Valor (R$), Temperatura, Estágio e, se quiser, Notas.
4. Clique em Criar deal. Quadro do Pipeline do SDR com as seis colunas e um cartão criado pela Vivian
5. Para mudar a etapa, arraste o cartão até outra coluna.
6. Para remover, passe o mouse sobre o cartão, clique na lixeira e confirme.

No topo do quadro aparecem quantos deals estão em aberto e o total Em pipeline, que soma os valores das quatro primeiras colunas.

#Assumir uma conversa que está com a Vivian

Conversas atendidas pela Vivian aparecem no Inbox com a etiqueta Automático.

1. No menu lateral, clique em Inbox e abra a conversa.
2. No cabeçalho, clique em Assumir atendimento.

A partir daí a conversa fica com a equipe e a Vivian para de responder nela. Enviar uma mensagem manual na conversa tem o mesmo efeito.

#Perguntas frequentes

#A Vivian responde todo mundo?

Com a Vivian ligada, ela responde as conversas que chegam em modo automático, inclusive quando um cliente volta a falar com a clínica. Ela não responde conversas que a equipe já assumiu, nem contatos marcados com a etiqueta "Atender manualmente" (veja Automações).

#Sou atendente e o botão de ligar a Vivian não muda nada. Por quê?

Ligar ou desligar a Vivian, mudar as habilidades e editar a Base de Conhecimento é permitido só para o Proprietário ou Administrador do workspace. Peça ao responsável pela clínica.

#A Vivian passa a conversa para a equipe sozinha?

Sim. Quando ela entende que a conversa precisa de uma pessoa, a conversa passa para atendimento humano. Isso também acontece quando o sistema percebe que a Vivian está conversando com outro robô (por exemplo, a resposta automática de outra empresa), para não ficar num vai e vem de mensagens.

#Mudei uma informação na Base de Conhecimento. Preciso fazer mais alguma coisa?

Não. Ao salvar a entrada ativa, ela passa a fazer parte do que a Vivian consulta.

#O que acontece se a Vivian estiver desligada?

As conversas entram em atendimento humano normalmente. Bots e automações por palavra-chave que estiverem ativos continuam funcionando.