Equipe e permissões

#Introdução

Em Equipe você controla quem trabalha no workspace e o que cada pessoa pode ver e fazer. Cada pessoa tem um cargo (Proprietário, Administrador ou Atendente) e pode receber um grupo de permissão, que define exatamente quais menus e relatórios ela enxerga.

O cargo e o grupo valem por workspace: quem atende em duas clínicas pode ser Administrador numa e Atendente na outra.

#Quem vê o menu Equipe

Os itens Equipe e Grupos de Permissão aparecem no topo do menu lateral para quem é Proprietário ou Administrador do workspace em que está trabalhando.

Regras dos cargos:

• Proprietário: tem todas as permissões. Não pode ser editado nem removido pela tela.
• Administrador: gerencia configurações e a equipe. Só o Proprietário pode tornar alguém Administrador, editar ou remover outro Administrador.
• Atendente: atende o Inbox e os clientes.

#Convidar uma pessoa por link

O convite por link é o jeito mais seguro de dar acesso: a própria pessoa cria a conta e escolhe a senha, e ninguém mais precisa saber dela.

1. No menu lateral, clique em Equipe.
2. No quadro Convite por link, clique em Gerar link. O link é criado e copiado automaticamente.
3. Envie o link para a pessoa, por exemplo pelo WhatsApp dela.
4. A pessoa abre o link, preenche Seu nome, E-mail e Senha e clica em Criar meu acesso. Tela que a pessoa convidada vê ao abrir o link
5. Depois de criar o acesso, ela clica em Entrar no ViaFlow e faz login.

Regras do convite:

• Cada link vale uma vez e expira em 7 dias.
• A pessoa entra como Atendente. Se o workspace tiver um grupo de permissão chamado "Atendente", ela já entra nesse grupo.
• Se a pessoa já usa o VIA Flow em outra clínica, ela deve digitar o e-mail e a senha que já tem. A mesma conta passa a ver as duas clínicas.

Para acompanhar os convites, veja a lista no próprio quadro: cada convite aparece como ativo, usado, expirado ou cancelado. Nos convites ativos, use o ícone de copiar para copiar o link de novo.

#Cancelar um convite

1. No quadro Convite por link, clique no ícone de lixeira (Cancelar convite) ao lado do link.
2. Confirme. O link para de funcionar na hora.

#Adicionar um membro pelo e-mail

Use esta opção para dar acesso a alguém que já tem conta no VIA Flow, ou quando precisar escolher o cargo e o grupo na hora.

1. No menu lateral, clique em Equipe.
2. Clique em Adicionar membro.
3. Em Email do usuário, digite o e-mail da pessoa.
4. Se o e-mail ainda não tem conta, preencha os campos opcionais em Se for criar conta nova (opcional): Nome e Senha temporária (mínimo 6 caracteres). Se deixar a senha vazia, o sistema gera uma.
5. Em Papel, escolha Atendente ou Administrador.
6. Em Permissões, escolha Padrão do cargo ou Grupo de Permissão. Se escolher grupo, selecione o grupo na lista. Janela Adicionar membro
7. Clique em Adicionar.

Se o sistema gerou a senha, aparece a tela Conta criada — copie a senha agora, com o e-mail e a Senha temporária. Clique em Copiar credenciais (email + senha) e depois em Concluir.

#Mudar o cargo ou o grupo de um membro

1. No menu lateral, clique em Equipe.
2. Na linha da pessoa, clique em Permissões.
3. Em Papel, escolha Atendente ou Administrador.
4. Em Permissões, escolha Padrão do cargo ou Grupo de Permissão e selecione o grupo. Janela de permissões de um membro
5. Clique em Salvar.

Na lista da equipe, ao lado do cargo, aparece o nome do grupo da pessoa. Quem tem permissões configuradas individualmente aparece com Permissões customizadas; ao salvar com Padrão do cargo ou com um grupo, essa configuração individual é substituída.

#Criar e editar grupos de permissão

Grupos de permissão são conjuntos de permissões com um nome, como "Supervisor" ou "Recepção". Em vez de configurar cada pessoa, você monta o grupo uma vez e atribui a várias pessoas.

1. No menu lateral, clique em Grupos de Permissão (logo abaixo de Equipe).
2. Clique em Novo grupo.
3. Preencha Nome do grupo e, se quiser, Descrição.
4. Em Permissões, marque o que o grupo pode fazer. Clique no nome de uma categoria para marcar ou desmarcar todas as permissões dela. O contador mostra quantas estão selecionadas. Janela Novo grupo de permissão
5. Clique em Criar grupo.

Para alterar um grupo, clique no ícone de lápis (Editar grupo), ajuste e clique em Salvar alterações. A mudança vale na hora para todos os membros do grupo.

Para excluir, clique no ícone de lixeira (Excluir grupo) e confirme. Os membros que estavam no grupo voltam a usar o padrão do cargo.

#O que cada permissão libera

Padrão de cada cargo, quando a pessoa não está em nenhum grupo:

• Proprietário: todas as permissões.
• Administrador: todas, menos Ver Visão Geral e Sistema (URL pública, etc.).
• Atendente: Ver e atender Inbox, Ver clientes, Editar/criar clientes, Ver Dashboard, Ver Relatório: Atendimentos e Retroativo, Ver Relatório: Conversas e Ver Relatório: Histórico de Clientes.

As permissões aparecem agrupadas nas mesmas categorias da tela:

Atendimento

• Ver e atender Inbox, Ver clientes, Editar/criar clientes e Ver Dashboard: referentes ao dia a dia do atendimento.
• Ver Visão Geral: mostra o item Visão Geral, com os números consolidados dos workspaces. Veja Visão Geral.

Automação e Mensagens

• Gerenciar Automações: libera Automações e, dentro de Configurações, Bots.
• Comentários do Instagram (regras): libera Comentários IG, dentro de Configurações.
• Gerenciar Respostas Rápidas: referente às respostas rápidas.
• Gerenciar Campanhas: libera Campanhas.
• Editar Horário Comercial: libera Horário Comercial, dentro de Configurações.

Organização

• Gerenciar Tags: libera Tags.
• Configurar chave Pix: libera Chave Pix, dentro de Configurações.
• Configurar endereço: libera Endereço, dentro de Configurações.

Integrações

• Configurar WhatsApp, Configurar Meta (Instagram) e Editar Logo/Marca: referentes à conexão dos canais e à identidade visual, que hoje são configuradas pela equipe VIA.

Relatórios

• Ver Relatório: Visão Geral, Ver Relatório: Atendimentos e Retroativo, Ver Relatório: CSAT, Ver Relatório: Interação, Ver Relatório: Conversas, Ver Relatório: Histórico de Clientes e Ver Presença, Ponto e Timeline nos Relatórios: cada uma libera a aba correspondente em Relatórios. Veja Relatórios.

Administração

• Convidar/Remover Membros: libera a aba Saúde em Relatórios.
• Ver Auditoria: libera Auditoria. Veja Auditoria.
• Sistema (URL pública, etc.): referente a configurações técnicas feitas pela equipe VIA.

#Desbloquear a conta de um membro

Depois de 3 tentativas de login com senha errada, a conta é bloqueada e aparece a etiqueta Bloqueado na lista da equipe. Antes disso, a lista mostra quantas tentativas erradas já houve.

1. No menu lateral, clique em Equipe.
2. Na linha da pessoa, clique em Desbloquear. Janela Desbloquear conta
3. Escolha:
   • Só desbloquear: libera a conta com a senha atual.
   • Redefinir senha: digite uma nova senha (mínimo 6 caracteres) e clique no botão. A conta é desbloqueada com a senha nova.

#Trocar a foto de um membro

1. No menu lateral, clique em Equipe.
2. Passe o mouse sobre a foto (ou a inicial) da pessoa e clique no ícone de câmera.
3. Clique em Escolher foto (ou Trocar foto) e selecione uma imagem JPG, PNG ou WEBP de até 3 MB.
4. Clique em Salvar. Para tirar a foto, clique em Remover foto e depois em Salvar.

#Remover uma pessoa do workspace

1. No menu lateral, clique em Equipe.
2. Na linha da pessoa, clique no ícone de lixeira (Remover membro).
3. Confirme.

A pessoa perde o acesso a este workspace. A conta dela continua existindo e segue valendo nos outros workspaces de que participe. As mensagens que ela enviou continuam nas conversas.

Você não pode remover a si mesmo nem o Proprietário. Só o Proprietário remove um Administrador.

#Bloquear o acesso de alguém que saiu da empresa

Para que a pessoa não entre mais no sistema em nenhum workspace, peça à equipe VIA para desativar a conta (desmarcar Conta ativa). A conta desativada aparece como Inativo na lista da equipe.

#Perguntas frequentes

#A pessoa convidada diz que o link não funciona. O que fazer?

O link pode ter expirado (vale 7 dias), já ter sido usado ou ter sido cancelado. Gere um link novo em Equipe > Convite por link e envie de novo.

#Por que não consigo escolher "Administrador" ao adicionar alguém?

Só o Proprietário do workspace pode criar ou editar Administradores. Se você é Administrador, pode adicionar e editar apenas Atendentes.

#Uma atendente vê um menu numa clínica e não vê na outra. Por quê?

Cargo e grupo de permissão valem por workspace. Confira o grupo da pessoa em Equipe em cada um dos workspaces.

#Posso adicionar alguém que já usa o VIA Flow em outra clínica?

Sim. Use Adicionar membro com o e-mail dessa pessoa, ou envie um convite por link e peça para ela entrar com o e-mail e a senha que já tem. A mesma conta passa a ver as duas clínicas.

#O que acontece com os membros quando excluo um grupo de permissão?

Eles voltam a usar o padrão do cargo (Administrador ou Atendente). Depois, se quiser, atribua um novo grupo a cada um.